Le traitement des achats
A. THEME
Monsieur ALIX est toujours dans la course. Il souhaite maintenant procéder à l’enregistrement des diverses opérations qu’il réalise. Pour cela, il se munit d’un logiciel de comptabilité. Son approche de la gestion reste encore très généraliste. Il lui faut maintenant comprendre les techniques de comptabilisation de ses opérations et appréhender les règles comptables s’y rapportant.
Il a procédé à un classement méthodique des factures émises et reçues. Il se rend compte qu’une facture qui est la pièce comptable par excellence peut prendre des formes différentes.
Il va commencer par enregistrer l’ensemble de ses achats dans un journal d’achat et ses factures de vente dans un journal de vente. Il sait qu’il doit faire preuve de méthode et rester rigoureux.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous allons lui apporter quelques informations afin de lui permettre de comprendre les éléments essentiels d’une facture sur lesquels il doit porter son attention et, la logique de l’enregistrement.
Analyse d’une facture d’achat
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Petit rappel :
Les achats et charges externes
Le plan comptable comptabilise dans les comptes 61 & 62 Les charges autres que les achats de matières premières, marchandises, fournitures et approvisionnements en provenance des tiers. Ces charges, qui concernent des services extérieurs, doivent être considérées comme des achats. Les prestataires des services sont considérés comme des fournisseurs.
La TVA afférente à ces achats & charges externes constitue la TVA déductible sur biens et services.
Les réductions commerciales sur les factures ne s’enregistrent pas.
Le net Commercial (brut - réductions commerciales) constitue le support du compte Achats |
| D |
Achats de marchandises |
C |
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| …..,.. |
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Les réductions financières sur factures se comptabilisent dans un compte de produits financiers
« escomptes obtenus » |
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| La TVA à régler aux fournisseurs est déductible de la TVA collectée sur les clients. Cette TVA sur achats de biens et services constitue donc une créance sur l’Etat |
| D |
TVA sur biens & services |
C |
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| …..,.. |
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| Le Port facturé par le fournisseur constitue une charge de transport. Le montant hors taxe s’enregistre dans un compte de charges transport sur achats et la TVA s’ajoute à celle comptabilisée pour les achats. |
| D |
Transport de marchandises |
C |
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| …..,.. |
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| Le net à payer est le montant dû au fournisseur (TTC) il constitue le support du compte fournisseur. |
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Le Jeu des comptes : on retrouve ici, les comptes en T abordés dans le dossier « esprit de gestion »
Rappel :
L’étape suivante va consister dans l’enregistrement des opérations que l’entreprise réalise: ses achats et ses ventes. Pour cela, monsieur Alix va devoir utiliser le plan comptable général qui répertorie par code, chaque opération réalisée. La notion de débit et crédit est la partie double de la comptabilité qui peut se résumer de la façon suivante : à un achat correspond un règlement et il en va de même pour une vente.
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Extrait du plan comptable : les comptes de gestion :
| 60. Achats |
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601. Achats stockés de matières et fournitures
602. Achats stockés autres approvisionnements
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6021. Matières consommables
6022. Fournitures consommables
6026. Emballages
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604. Achats d’études et prestations e-services
605. Achats de travaux
606. Achats non stockés de matières et fournitures
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6061. Fournitures non stockables (eau, énergie...)
6063. Entretien et petit équipement
6064. Fournitures administratives
6068. Autres
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607. Achats de marchandises
609. Rabais, Remises, ristournes obtenus sur achats
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| 61/62. Services extérieurs |
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611. Sous-traitance générale
612. Redevance crédit-bail
613. Locations
614. Charges locatives
615. Entretien et réparations
616. Assurances
617. Etudes et recherches
618. Divers (documentation...)
619. Rabais, remises obtenues sur services extérieurs
62. Autres services extérieurs
621. Personnel extérieur à l’entreprise
622. Rémunérations d’intermédiaires
623. Publicités, publications, relations publiques
624. Transport de biens et collectivités
625. Déplacements, missions, réceptions
626. Frais postaux et de télécoms
627. Services bancaires
628. Divers dons, cotisations..
629. Rabais ristournes sur autres services extérieurs
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| » Les comptes de bilan |
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401div. Fournisseurs divers
44566. TVA sur biens & services
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Un enregistrement type au journal des achats
| N° de compte |
Libellés |
Sommes
DEBIT |
Sommes
CREDIT |
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06/02/2014 |
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| 607000 |
Achats de marchandises |
….,.. |
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| 445664 |
Etat, TVA déductible sur biens & services |
….,.. |
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| 624100 |
Transport sur achats |
….,.. |
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| 401127 |
Fournisseur fabrique |
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….,.. |
| 765000 |
Escomptes obtenus |
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….,.. |
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Fournisseur fabrique, facture 127A |
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Le principe comptable d’enregistrement des achats est simple. Toutefois, il est nécessaire de bien examiner les documents extraits des classeurs d’achats et de respecter scrupuleusement la réglementation fiscale en vigueur pour procéder à une comptabilité correcte. Il faut consulter fréquemment les documents professionnels et le code général des impôts pour éviter de commettre des erreurs car la réglementation se modifie chaque année.
Les réductions : Les rabais, remises & ristournes ne s’enregistrent que lorsqu’ils sont portés sur une facture d’avoir ; Les escomptes de règlement s’enregistrent toujours. Lorsqu’un fournisseur porte sur une facture d’avoir, dont l’objet est un escompte de règlement, la mention « Net de taxes », il signifie ainsi qu’il prend la TVA à sa charge. Il n’y a donc, dans ce cas, pas de TVA, à enregistrer pour l’entreprise bénéficiaire de l’avoir.
Les emballages : Lorsque la consignation est effectuée toutes taxes comprises, il y a lieu d’enregistrer son montant dans un compte de charges et de considérer ainsi cette opération comme un achat d’emballage. Par contre si la consignation est effectuée hors taxe, il faut enregistrer son montant dans un compte de tiers. Les importations : La facture, du fournisseur étranger, ne comporte pas de TVA. La taxe est acquittée à la douane et fait l’objet d’un document spécial délivré par un intermédiaire, le déclarant en douane.
La taxe sur la valeur ajoutée : Pour bénéficier du droit à la déduction de la TVA sur une facture d’achat, il faut que le taux et le montant de la taxe soient indiqués expressément sur la facture. Toutefois, certaines opérations ne donnent pas droit à la déduction de la TVA (ex. La TVA sur les véhicules affectés au transport des personnes n’est pas déductible).
Les logiciels : Lorsqu’ils sont dissociés, c’est-à-dire qu’ils font l’objet d’une facturation distincte, les logiciels doivent être enregistrés dans un compte d’immobilisation incorporelle.
Le matériel de faible valeur : les entreprises sont autorisées à passer en charges immédiatement déductibles certaines dépenses de matériels dont la valeur hors taxe ne dépasse pas un certain montant (500 €)
Nota bene : Ne jamais oublier que le "total débit" est toujours égal au "total crédit"
