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La paie : Chapitre 1

Les obligations contractuelles, le bulletin de paie

 

Thème

Monsieur ALIX, est un jeune chef d’entreprise qui rentre dans la seconde phase de progression de son entreprise et il a des projets. IL ouvre une fabrique d’outillage et notamment de marteaux. Pour cela, il va embaucher du personnel. Vous allez devoir vous pencher sur ses obligations sociales.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, essayons, avant tout, de comprendre les règles fondamentales et les obligations qui vont régir le lien contractuel unissant l’entreprise de monsieur Alix à ses salariés. 

Qu'est-ce qu'un contrat de travail ? 

« Un contrat de travail existe dès lors qu'une personne (le salarié) s'engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous les ordres et le contrôle d'une autre personne (l'employeur) dans une entreprise privée. Le plus souvent, le contrat de travail doit être écrit. Son exécution entraîne un certain nombre d'obligations, tant pour le salarié que pour l'employeur. » Informations INSEE 

Autrement dit le salarié, met son activité professionnelle à disposition de son employeur qui dans ce cadre a autorité sur lui. En contrepartie, l'employeur verse un salaire à son salarié.

« L'employeur peut être une personne physique (entrepreneur individuel...) ou une personne morale (SARL, association...) de droit privé. Dans ce second cas, le contrat est conclu par la personne munie du pouvoir d'engager la personne morale : gérant, directeur dont les fonctions comportent le recrutement de salariés, etc. Côté salarié, toute personne peut conclure un contrat de travail avec, cependant, quelques restrictions concernant les personnes majeures sous tutelle et les jeunes de moins de 18 ans. » Informations INSEE

Le statut de salarié dépend du lien de subordination qui est établi. Nous verrons par la suite, que l’absence de ce lien spécifique peut, au regard des institutions comme l’URSSAF ou encore le Pôle Emploi remettre en question ce statut.

La législation européenne fait obligation d'un contrat écrit. Mais en France il est admis que le premier bulletin de salaire en fasse office. En l'absence de contrat écrit, le contrat de travail est présumé par la jurisprudence à durée indéterminée et à temps complet, en référence à la durée légale hebdomadaire, 35 heures. Seul un contrat écrit peut attester d'une durée déterminée ou d'un temps partiel.

 

Voir également : Les contrats de travail et l'accord du 11 janvier 2008 sur la modernisation du marché du travail

En résumé, les obligations naissant du contrat de travail sont les suivantes :

 

Les obligations du salarié

Les obligations de l’employeur

Exécuter personnellement le travail convenu

Prendre soin du matériel et de l’outillage qui lui sont confiés

Respecter le secret professionnel

Se conformer aux ordres reçus et au règlement intérieur

Respecter les clauses spécifiques du contrat :
- clauses de mobilité dans une limite dite raisonnable,
- clause de non-concurrence (si celle-ci est spécifiée dans le contrat)

Verser la rémunération prévue

Fournir le travail convenu et les moyens pour le réaliser

Respecter la réglementation légale,

Les conventions ou accords collectifs applicables.

Respecter les libertés publiques et la vie privée du salarié

 

Remarque : c’est le droit du travail qui gère l’ensemble des règles législatives qui régissent les relations entre salariés et employeurs.

 Quels sont les différents types de contrats de travail ?

Aujourd’hui, il existe des contrats qui répondent à des obligations différentes et répondent aux besoins spécifiques des entreprises comme :

  • Contrat à durée indéterminée (CDI, contrat de droit commun, cf. art. L.121-5 du Code du travail)
  • Contrat à durée déterminée (CDD)
  • Contrat nouvelle embauche (CNE)
  • Contrat de travail temporaire (Intérim)
  • Contrat de travail Intermittent
  • Contrat d'apprentissage
  • Contrat de professionnalisation
  • Contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE)
  • Le contrat unique d’insertion - contrat d’accompagnement dans l’emploi (CUI-CAE)
  • Le contrat unique d’insertion - contrat initiative emploi (CUI - CIE)
  • Contrat jeune en entreprise (CJE)
  • Le contrat vendanges
  • Le chèque emploi-service est un mode de paiement du salaire et des charges simplifié, utilisé en général pour les employés de maison ; mais il ne s'agit pas d'un contrat spécifique, l'employé et l'employeur doivent tout de même signer un contrat de travail.
  • La liste n’est pas exhaustive et peut encore évoluer. 

Il vous est demandé d’effectuer des recherches sur internet afin d’évaluer chaque contrat présenté ci-dessus et d’en établir les avantages et inconvénients. 

Quelles sont les mentions obligatoires sur un contrat de travail ?

Des informations y figurant, dépend la validité du contrat. En l’absence d’une mention, le contrat est considéré comme léonin c'est-à-dire perd sa validité et est présumé inexistant.

Pour le contrat à durée indéterminée à temps plein, comme cela a été précisé précédemment, l’écrit n’étant pas imposé par la loi, il n’y a pas de mentions obligatoires, sauf si la convention collective (voir la convention collective). Cependant, la directive communautaire prévoit que, pour tous les contrats, un document écrit doit au moins mentionner les éléments suivants :

  •  Identité des parties
  •  Lieu de travail
  •  Qualification de l’emploi ou sa description
  •  Date de début du contrat voire de fin de contrat pour les CDD
  •  La durée des congés payés et du préavis en cas de rupture
  •  Le montant et la périodicité de la rémunération
  •  La durée du travail (quotidienne ou hebdomadaire)
  •  La convention collective de référence (éventuellement)
  •  Enfin, pour les salariés détachés à l’étranger ou expatriés, il faut aussi préciser la durée du travail exercé et la devise servant au paiement de la rémunération ainsi que, le cas échéant, les avantages liés à l’expatriation, et les conditions de rapatriement des intéressés. 

Il est évident que : plus le contrat est précis et moins il laisse place aux contestations de la part de l’une ou l’autre des parties signataires. Par exemple, énoncer la période d’essai est sa durée est important même si la loi ne l’impose pas. Elle est souvent prévue par la Convention Collective de référence. Durant ce laps de temps, les deux parties peuvent mettre fin au contrat sans justification obligatoir

 

Le bulletin de paie

   Cliquer sur la vignette pour zoomer
  1. Retrouvez les mentions obligatoires sur ce bulletin de paie en les stabilotant.
  2. Comment est calculé le salaire de base ? quels sont les accessoires du salaire assujettis à charges sociales ?
  3. Retrouvez le montant global des charges à payer par caisse et évaluant en pourcentage la part patronale et la part salariale

  

  1. REPRENONS LE THEME

 Travail à Faire 

Monsieur ALIX, a décidé d’embaucher du personnel. 

Une secrétaire comptable au salaire brut de 1820 €

8 agents de production  au salaire brut 1600 € dont un chef de service qui bénéficiera d’une prime mensuelle de 200 €.

L’embauche doit intervenir au premier du mois prochain.

 

Les candidats retenus sont les suivants :

 

La secrétaire comptable Le chef de service L'agent de production

Cliquer sur les vignettes pour zoomer

 

L’entreprise de monsieur Alix est une SARL dont il est le gérant

Quels sont, à votre avis, les contrats les mieux adaptés à sa demande ? et pourquoi ? 

De quelle convention collective peut-il se prévaloir ? Elle est déterminée en fonction de son domaine d’intervention qui est la fabrication et la commercialisation d’outillage. 

Chaque entreprise, à sa création, obtient un SIRET et, appartenant à une branche d’activité, un code APE (vous trouverez le numéro correspond sur le site de INSEE). C’est ce code qui déterminera la convention collective applicable. Dans le cas d’une activité très diversifiée, si aucune convention collective ne correspond à l’entreprise, c’est le code du travail qui régira les rapports entre l’employeur et ses salariés.

Vous devez accomplir les formalités d’embauche qui sont, pour chaque salarié :

 

  1. UNE DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE (DPAE).

Qu'est-ce que c'est ?

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) remplace la déclaration unique d’embauche (DUE). Cette  formalité est obligatoire avant toute embauche. Elle s’effectue en une seule fois auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf. Elle rassemble 6 formalités liées à l’embauche :

  •   la déclaration d'une première embauche dans un établissement,
  •   la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
  •   la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
  •   la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
  •   la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
  •   la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

 

Qui doit déclarer ?

Tous les employeurs, quels que soient les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale sauf  pour les stagiaires qui n’ont pas la qualité de salarié, les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) car elle est directement intégrée dans le dispositif et les particuliers n’ont pas la possibilité d’utiliser net-entreprises.

Quand déclarer ?

La DPAE doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d’essai.

Auprès de qui ?

La DPAE doit être transmise à l'Urssaf dont relève l'établissement concerné par l'embauche.

Comment ?

La DPAE peut être effectuée sur net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d'un formulaire soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel. Le plus courant est encore de se rendre sur le site de l’URSSAF qui propose, une fois que votre entreprise est inscrite, une saisie en ligne ou un dépôt direct du fichier issu de votre logiciel de paie. 

Même si vous venez de déclarer un salarié dont c’est le premier emploi, vous n’êtes pas dispensé de contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence pour la bonne gestion de son dossier. Votre salarié doit prendre se rendre sur ameli.fr ou contacter le 3646 (coût d'un appel local depuis un poste fixe).

Quels avantages ?

Pour une DPAE saisie en ligne :

  •   Votre accusé de réception vous est délivré immédiatement après la validation de votre déclaration
  •   Le formulaire est pré-renseigné des données de l'entreprise dès la deuxième déclaration ;
  •   Vous pouvez effectuer une nouvelle DPAE pré-remplie des données du salarié dès la deuxième embauche. Un grand intérêt notamment pour les saisonniers, les extras…
  •   Vos déclarations et accusés de réception sont archivés pendant 14 mois.

Pour des DPAE transmises par dépôt de fichier issu de votre logiciel :

  •   vous pouvez transmettre jusqu'à 100 déclarations dans un seul fichier ;
  •   vous recevez un courriel vous informant que votre accusé de réception est en ligne. En cas de succès, vous obtenez une référence dossier qui vaut acquittement. En cas d'anomalies, vous obtenez un bilan 
  •   vous pouvez déposer un fichier de test afin de vous assurer de la bonne conformité de votre logiciel. 

Remarque : Conséquences d'une déclaration incorrecte

Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la déclaration qui aura pour effet de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, voire de rendre l'employeur passible de sanction. 

2. L’inscription du salarié dans LE REGISTRE DU PERSONNEL

 

Qu'est-ce que c'est ?

 

Le registre unique du personnel est un livret (article L. 620-3 du Code du travail) sur lequel sont inscrits tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Les mentions obligatoires doivent être portées à l'encre (et non au crayon à papier !).


Cliquer sur les vignettes pour zoomer

 

Lors d'un contrôle (inspection du travail, Urssaf...), ce registre est systématiquement exigé pour vérifier l'évolution des effectifs et les mouvements de personnel.

Quelles sont les obligations de l’employeur ? 

Un registre par établissement

La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l’établissement. Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir, dans chacun d’eux, un registre du personnel spécifique. 

De plus, les mentions obligatoires qui permettent d’identifier le salarié sont les suivantes : 

  •   nom et prénom,
  •   nationalité,
  •   date de naissance,
  •   sexe,
  •   emploi,
  •   qualification,
  •   dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  •   lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
  •   pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
  •   pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
  •   pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
  •   pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
  •   pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
  •   pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
  • La copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et tenue à la disposition des délégués du personnel et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des ressortissants étrangers qui y sont employés, y compris en cas de recours à un support de substitution. 

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004. 

Quelle sont les sanctions en cas d’infraction ? 

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

 3.LA VISITE MEDICALE D’EMBAUCHE 

 

Qu'est-ce que c'est ?

La visite médicale d'embauche constitue une formalité obligatoire en cas d'embauche. L'employeur a l'obligation de la faire passer à son futur employé. Elle fait partie de l'obligation de sécurité de résultat qui pèse sur les épaules de l'employeur à l'égard de son salarié. Les objectifs de cette visite médicale d'embauche sont multiples : il s'agit notamment de s'assurer que le salarié est apte à occuper les fonctions qui lui sont proposées. Il s'agit également de vérifier qu'il n'est pas infecté par une maladie contagieuse qui serait dangereuse pour les autres salariés. Enfin, la visite médicale vise aussi à sensibiliser le salarié sur certains dangers liés à son activité professionnelle.

 Par ailleurs, elle intervient quelle que soit la durée de la période de travail. Un emploi de quelques jours ou de quelques heures implique quand même la réalisation de la visite médicale d'embauche. L'absence de visite médicale d'embauche constitue une faute engageant la responsabilité de l'employeur vis-à-vis de son employé.

A quel moment est-elle réalisée ? 

La visite médicale d'embauche intervient au moment de l'embauche d'un salarié tout au moins au plus tard avant la fin de la période d’essai. C'est l'article R 4624-10 du Code du travail qui en fixe les modalités.

Si le salarié est soumis à un suivi médical renforcé, comme dans le cas des emplois en milieu sensible, de jeunes de moins de 18 ans, de femmes enceintes ou encore de travailleurs de nuit.

Qui réalise la visite médicale d'embauche ? 

La visite médicale d'embauche est réalisée par la médecine du travail. Cet organisme est chargé de contrôler les conditions sanitaires dans lesquelles travaillent les salariés d'une entreprise.

4. L’ADHESION AUX CAISSES DE RETRAITE

 

L’adhésion à une caisse de retraites complémentaires n’est pas automatique. Il appartient à l’entreprise de transmettre à la caisse qu’elle a retenue, en fonction du secteur d’activité, les coordonnées du nouvel arrivant.

5.     CAS PARTICULIERS DES TRAVAILLEURS D'ORIGINE ETRANGERE

 

Il appartient également à l’entreprise de  vérifier que le salarié possède bien une autorisation de travail en cours de validité.

6. Organiser SON INFORMATION sur l’entreprise, rendre accessible la CONVENTION COLLECTIVE et le REGLEMENT INTERIEUR.

 

L’entreprise a l’obligation d’informer le nouveau salarié sur divers points comme les risques encourus et les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. L’information doit être donnée d’une manière compréhensible pour chacun.

De plus, certains affichages destinés à informer les salariés doivent être effectués dans l’établissement. Ils concernent principalement :

  •   L’horaire de travail des salariés et la durée des repos. Cet horaire est transmis à l’inspection du travail ; l’adresse et le numéro d’appel de l’inspection du travail, du service de santé au travail et des services de secours d’urgence.
  •   Les références de la convention collective applicable, ainsi que le lieu où elle peut être consultée dans l’entreprise sont également à transmettre au salarié.
  •   Le règlement intérieur, les consignes en cas d’incendie et les textes de loi relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la lutte contre les discriminations rentrent dans le cadre des obligations d’informations.
  •   Les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (cette nouvelle institution a repris les missions précédemment dévolues à la Halde) (08 1000 5000).

  Le texte de l’article 222-33-2 du code pénal (définition et sanctions pénales du harcèlement moral) est affiché dans les lieux de travail. Le texte de l’article 222-33 du même code (définition et sanctions pénales du harcèlement sexuel) est également affiché dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche.

 Travail à faire :

  1. Réalisez la déclaration d’embauche pour les trois personnes concernées en utilisant le document joint
  2. Réalisez un registre du personnel avec Excel en tenant compte des informations obligatoires
  3. Réalisez les 3 bulletins type, toujours avec Excel en prenant exemple sur le bulletin proposé à l’analyse :
  •   Celui de la secrétaire comptable
  •   Celui du chef de service
  •   Celui d’un agent de production.

 

     4. Calculez les charges sociales patronales et salariales en prenant en référence le tableau ci-joint actualisé pour 2016.

Attention : le calcul des charges sociales varie en fonction de la réglementation. Aussi, avant de procéder aux calculs, il est important d’en maitriser les règles de base

 

LE CALCUL DES CHARGES SOCIALES 

 

Prélevées sur le salaire brut, les cotisations et contributions sociales sont dues par l'employeur et par le salarié. Les cotisations dues par le salarié sont retenues par l'employeur et figurent sur le bulletin de paie. C’est lui qui sera chargé de les déclarer et de les verser aux organismes collecteurs comme l’URSSAF ou les CAISSES DE RETRAITE. 

Quelles sont les bases de Calcul ?

 

De façon générale, c’est la rémunération brute qui sert de base de calcul. A cela peut s’ajouter les sommes et avantages attribués en contrepartie du travail effectué comme les primes voire les indemnités, certaines prestations sociales, les avantages en nature comme la nourriture ou le logement.

Si la base de calcul ne peut être inférieure à la rémunération dite minimal (SMIC), elle peut par contre être plafonnée. Les plafonds sont établis par l’URSSAF chaque année et évoluent en même temps que le salaire minimum.

La base de calcul de la CSG et CRDS suit une réglementation un peu particulière. Elle est constituée d’un pourcentage du salaire brut qui évolue chaque année également pour se rapprocher de plus en plus du 100%.

Chaque cotisation a une utilité particulière et son calcul est différent. (voir tableau ci-joint)

 

 

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